¿De qué manera hacer las facturas para tu negocio?

Los autónomos y Pequeñas y medianas empresas tienen muchas limitaciones de recursos y poco tiempo libre, y no obstante deben cumplir con trámites indispensables y obligatorios como la creación y el cobro de facturas a los clientes del servicio. Veremos ciertas opciones para poder administrar las facturas, ahorrando tiempo y dinero. Y a menos que tengas muy pocos clientes del servicio y poquísimas facturas, ya te digo que administrar el tema con Word o bien Excel no es lo más práctico.

Emplear los productos de Office

Pues generalmente los ordenadores vienen pertrechados con el Paquete Office (Word, Excel, Access, PowerPoint), una alternativa que emplean muchos emprendedores es aprovechar ese recurso para crear sus facturas. Es suficiente con crear una plantilla con los datos de la compañía, y después incorporar manualmente los datos de los clientes del servicio y de los productos, con sus respectivos productos y demás.

Si tienes poquísimos clientes del servicio y poquísimas facturas, por poner un ejemplo si eres un autónomo que factura horas a un solo cliente del servicio por mes, es una solución que te puede servir. Mas cuando debes hacer múltiples facturas por mes para múltiples clientes del servicio, se dificulta la cosa, por el hecho de que tardas bastante tiempo en realizar cada factura, y además de esto puedes cometer ciertos fallos cuando hagas copiar y pegar, o bien en los subtotales (en dependencia de lo que utilizas).

Es verdad que asimismo se puede la combinación de correspondencia para crear las facturas de forma masiva con Word y Excel, mas eso solo sirve en el momento en que un elevado número de facturas se hacen al unísono. Otra opción es crear una base de facturación utilizando Access, mas requiere bastante conocimiento y dedicación para crear la base.

Aparte del tiempo consumido y del peligro de fallos, emplear el Paquete Office asimismo tiene el inconveniente de no permitir un seguimiento muy práctico de las facturas y cobros. Se debe hacer manual, o bien hay que crear nuevos ficheros de seguimiento, lo que implica más tiempo dedicado en esas labores.

Emplear un programa de facturación en línea

Una forma bastante práctica de administrar las facturas para los autónomos y las Pequeñas y medianas empresas es aprovechar las soluciones informáticas modernas, como por poner un ejemplo un programa de facturación en línea. Uno de los más conocidos es Billin.net (en inglés billing significa facturación), y es un programa interesante por múltiples motivos:

No lo debes instalar en tu PC, pues es plenamente en línea, por ende lo puedes emplear desde cualquier dispositivo y desde cualquier sitio (hasta tienen una aplicación para móvil). Eso viene realmente bien a muchos emprendedores, que se desplazan mucho y precisan poder facturar lugar desde donde sea, sin aguardarse a regresar a la oficina.
Te deja crear facturas fácilmente, utilizando tus datos de empresa y tu logotipo, escogiendo el diseño que más te guste y cumpliendo con todos y cada uno de los requisitos de tu negocio. Puedes poner la retención del IRPF, administrar los diferentes géneros de Impuesto sobre el Valor Añadido, crear facturas recurrentes cuando es preciso, etcétera Aun puedes introducir tus productos en el programa para crear tus facturas muy de manera rápida cuando lo precises.
Como las facturas se registran en una base de datos, puedes entonces hacer un seguimiento utilizando el criterio que más te guste, como por servirnos de un ejemplo, ver todas y cada una de las facturas de un cliente del servicio, o bien todas y cada una de las que están vencidas, etcétera
Puedes administrar los métodos de cobros, aun cobrar on-line.
Te deja enviar sencillamente la información a tu gestor a fin de que te prepare las declaraciones trimestrales.
Además de esto el registro es sin coste, y puedes probarlo gratis a lo largo de treinta días. Disponen de múltiples planes, incluido uno con usuarios y clientes del servicio ilimitados.
Utilizar un programa de facturación tradicional

Otra alternativa es utilizar un software de facturación más tradicional, de los que se instalan en tu computador. Son productos que marchan realmente bien, y en muchas ocasiones van combinados a programas de contabilidad más completos. Te acostumbran a permitir mucha flexibilidad y sencillez para crear facturas y después para el seguimiento y la contabilidad usuario.

Los inconvenientes para los autónomos y Pequeñas y medianas empresas acostumbran a ser 2 cosas: por una parte, el coste acostumbra a ser bastante elevado, y por el otro, son programas que se instalan en ordenadores, y por tanto, como es obvio, solo los puedes emplear en ciertos dispositivos. Eso último puede ser un inconveniente en el momento en que te desplazas mucho.  La solución entonces es instalar el programa en múltiples ordenadores, mas como el coste acostumbra a ser por licencia, entonces el costo se puede acrecentar demasiado para el bolsillo de un pequeño empresario.

Ya lo ves, tienes múltiples opciones, mas si tienes bastantes facturas y recursos limitados, quizá te interese probar sin costo un programa de facturación on line como Billin.net

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