▷ Diagrama de Flujo de las cuatro Etapas del Proceso Administrativo | dos mil veintidos
Los diagramas son una genial herramienta para representar de forma gráfica información de interés, como lo es la representación de procesos y actividades a través de el diagrama de flujo.
De esta forma se puede facilitar procesos complejos y sistematizados para la compresión de un púbico receptor, con independencia del campo de aplicación, y en el campo empresarial no es la salvedad.
Para las organizaciones, los diagramas de flujo dejan dar a conocer de qué manera marchan sus procesos administrativos y productivos de una forma fácil, a fin de que, tanto el personal interno como externo a la entidad, puedan entender como marcha la organización.
Un proceso indudablemente elemental en las organizaciones es el proceso administrativo y sus 4 etapas, planear, organizar, dirigir y supervisar.
Para comprender de qué manera pueden ser útil estos diagramas en las organizaciones, prosigue leyendo este artículo del Diagrama de Flujo de las cuatro Etapas del Proceso Administrativo.
Para esto, vamos a abordar conceptos básicos, de los diagramas de flujo, el proceso administrativo, su utilidad y ejemplo gráfico.
En el artículo encontrarás:
¿Qué es un diagrama de flujo?
El diagrama de flujo, asimismo conocido como flujograma de procesos o actividades, es una representación gráfica que deja visualizar de forma simplificada la secuencia de un proceso mediante pasos lógicos, representados mediante símbolos.
Dichos símbolos en el diagrama de flujo, tienen un significado definido, que dejan articular el diagrama y entender el proceso como una parte de un todo.
¿Por qué son útiles los diagramas de flujo en las organizaciones?
Los diagramas de flujo son una herramienta visual que deja a las organizaciones dar a conocer de qué forma debe marchar apropiadamente sus procesos productivos o administrativos, mediante la representación gráfica de las primordiales actividades del proceso.
De este modo se puede identificar y planear actividades, dando prioridad aquellas que producen aporte de valor, y reduciendo o facilitando aquellas actividades superfluas, cuyo aporte no sea significativo; dejando reducir costos y prosperar la productividad.
Además de esto, los diagramas de flujos dejan mandar un mensaje claro de forma masiva a todo el equipo de trabajo, de cara dónde han de estar dirigidos sus sacrificios para prosperar la eficacia en el los procesos.
De igual forma, merced a simplificación gráfica de los diagramas de flujo, el funcionamiento de sus procesos puede ser sencillamente entendido por personal externo de la entidad, como clientes del servicio, inversores o acreedores.
¿Qué es el proceso administrativo y cuáles son sus etapas?
El proceso administrativo es la consecución de un conjunto de etapas que asisten a administrar de una forma más eficaz una organización mediante la planificación, organización, dirección y control.
El proceso está dirigido al logro de los objetivos de la organización, aprovechando eficazmente los recursos de la compañía, desde humanos, tecnológicos, materiales, u otros.
Las 4 etapas del proceso, se hallan estructurada en dos primeras etapas mecánicas, y dos etapas activas, estas son:
Planificación:
Esta es la primera etapa del proceso, en el que se definen los objetivos y metas de la compañía, los medios precisos para alcanzarlos y la senda de acción a continuar; esta etapa es esencial para dirigir el rumbo de la organización, reducir la inseguridad y asegurar en buena medida el éxito de la entidad.
Organización:
En el proceso de organización es donde se discuten las actividades a efectuar y se asignan papeles y responsabilidades a cada miembro del equipo, conforme a las actitudes y capacidades de cada individuo, a fin de aprovechar al límite su potencial.
Dirección:
Desde esta etapa, comienza el proceso de ejecución, donde se convierten los planes en acciones, para esto es preciso direccionar al personal al logro de las actividades, manteniéndolos motivados y compensando su esmero, con un sueldo acorde a su trabajo.
Control:
La etapa de control es una fase que se hace a lo largo de todo el proceso, a fin de hacer seguimiento a los resultados y establecer las medidas correctivas precisas en el caso de desviaciones en el logro de los objetivos planeados.
Diagrama de flujo de las cuatro etapas del proceso administrativo
El proceso administrativo, del mismo modo que todo proceso, puede ser representado gráficamente en un diagrama de flujo; para esto, solo se debe tener en cuenta la simbología requerida y las actividades esenciales del proceso administrativo.
Para comprender mejor veamos el próximo ejemplo del diagrama de Flujo de las cuatro Etapas del Proceso Administrativo.
Tal y como se observa en el diagrama, un proceso complejo puede representarse sencillamente, identificando las actividades elementales en todas y cada una de las etapas del proceso administrado.
Esencialmente, las actividades de cada una de las cuatro etapas del proceso administrativo en el diagrama de flujo, deben representar los próximos cuestionamientos:
- Planificación: ¿Qué se hará y de qué forma?
- Organización: ¿Quiénes lo van a hacer y con qué recursos?
- Dirección: ¿Se están ejecutando las actividades, el personal está motivado?
- Control: ¿Se está ejecutando el proceso conforme a lo planeado, los resultados son los aguardados?
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